제1조 (목적) 이 규정은 한국사립대학교도서관협의회(이하 “사대도협” 이라 한다)와 관련된 문서 일체, 발간자료의 보존과 폐기에 대한 기준을 정함에 있다.

제2조 (적용 범위) 이 규정은 사대도협 회칙(문서관리)조항에 근거한다.

제3조(용어의 정의) 이 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "문서"라 함은 본 협의회 회원관간 또는 대외적으로 업무상 작성․시행되는 문서(그림, 도면, 사진, 테이프, 필름, 슬라이드, 도표포함) 및 사무국에 접수된 모든 문서를 말한다.

2. "보관"이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

3. "보존"이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리함을 말한다.

제4조 (문서관리 주관/보존) 회장교는 문서관리에 일체의 책임을 지고 완결된 무서를 매년 말 정리하고 일정기간 보존하여 인계하여야 한다.

제5조 (문서의 보존) 완결된 문서는 매년 말 정리하여 일정기간 보존하여야 한다.

제6조 (문서 보존 기간) 문서의 보존기간은 다음 4종으로 한다.

①. 제1종 : 영구 보존

1. 회칙, 각종규정, 내규, 총회자료

2. 인허가서, 인계인수서 및 중요계약서

3. 소송 및 등기에 관한 문서

4. 자체출판한 도서류 (30년사, 편람, 회보, 보고서)

5. 본 협의회 역사, 편찬에 관련된 자료

② 제2종 (10년 보존)

1. 이사회, 자문위원회 자료

③ 제2종 (5년 보존)

1. 회계장부 및 회계관련 전표철, 영수증 등 부속서류

2. 감사문서

④   제3종 (3년 보존) 위 각호에 속하지 않는 자료

제7조 (문서대장) 이상의 모든 보존문서는 문서대장에 건명을 기록 유지하여야 한다.

제8조 (문서보존기간 변경) 보존문서의 기간을 연장 단축하고자 할 때는 이사회의 승인을 거쳐 시행한다.

제9조 (문서보관의 열람, 복사) 보존문서의 열람, 복사는 회장의 승인을 얻어 열람, 복사할 수 있다.

제10조 (문서의 폐기)

① 사무국에서는 본 규정에 의거, 매년 보존 년한이 경과된 문서를 추려 회장의 승인을 받아 폐기할 수 있다.

② 제2종(10년 보존)문서는 폐기하기 전 전자 자료화(DB, CD등)하여 보존조치를 후 폐기하여야 한다.

③ 폐기되는 문서는 소각하거나 분쇄 처리해야 한다.

④ 폐기된 문서는 문서대장상의 해당 건명 칸(비고난 등)에 폐기 일자를 기록하거나 폐기 고문인을 날인하여야 한다

부 칙

① 이 규정은 2004년 4월 일부터 제정 시행 한다.

② 이 규정은 2007년 11월 27일부터 개정 시행 한다.